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Z - DAS ZOAR-MAGAZIN
Ausgabe 3+4 2017



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27.07.2015 16:55 Alter: 2 yrs
Kategorie: Aktuelles

Projekt „ZGS – Zoar Global System“: Investition für die Zukunft

Einführung einer neuen Software-Lösung für Zoar


Rockenhausen. Nach mehrmonatiger Planungs- und Sondierungsphase stehen die zukünftigen Software-Partner des Evangelischen Diakoniewerks Zoar fest. Für die Bereiche Finanzen/Controlling, Klientenverwaltung, Personal sowie Werkstätten (Dienstleistungs- und Produktionssteuerung) überzeugte die Firma „Micos“ GmbH. Für den Fachbereich Zentrale Dienstleistungen fiel die Wahl auf einen spezialisierten Anbieter, die Firma „Planon“ GmbH. Kürzlich fand die Unterzeichnung der Vertragsunterlagen in einem feierlichen Rahmen in der Cafeteria auf dem Inkelthalerhof in Rockenhausen statt. Im Rahmen einer anschließenden internen Informationsveranstaltung wurden der bisherige Projektverlauf sowie die bevorstehenden Implementierungsschritte erläutert. Außerdem wurden die Teams der unterschiedlichen Bereiche mit den entsprechenden Teilprojektleitern und deren Stellvertretern vorgestellt. Gelobt wurde die gute Zusammenarbeit mit und unter den Projektteams sowie das fristgerechte Erreichen des gesetzten Ziels; bis Mitte 2015 eine neue Unternehmenssoftware für die Zukunft ausgewählt zu haben.

Solide IT-Basis für komplexe Einrichtung

Das Projekt „Grundsätzliche Neuausrichtung der IT-Software“ des Evangelischen Diakoniewerks Zoar startete im Frühjahr 2014. Dazu wurde ein Projektorganisationsplan entwickelt. „Die Komplexität unserer Einrichtung machte es nötig, das Projekt von Anfang an auf eine solide Basis zu stellen“, sagt

Zoar-Direktor Peter Kaiser und Bastian Ogonowski, Leiter des IT-Bereichs und Zentralen Einkaufs bei Zoar sowie Projektleiter von „ZGS – Zoar Global System“ ergänzt: „Daher haben wir es eingebettet in eine Projektmanagement-Struktur, zu der nicht nur Organisationsplan und Projektskizze gehören, sondern auch die Untergliederung in einzelne Teilprojektgruppen mit frühzeitig implementierten

Teilprojektleitern und den jeweiligen Stellvertretern“. Diese seien deswegen frühzeitig ausgewählt worden, um so zu erreichen, dass eine Gesamt-Projektbegleitung über die Planung und Einführung bis hin zur Durchführung gewährleistet sei.

Europaweites Ausschreibungsverfahren: wettbewerblicher Dialog


Bei der Wahl des Ausschreibungsverfahrens ließ sich das Evangelische Diakoniewerk Zoar von einer externen Beratungsfirma unterstützen. Diese beratende Dienstleistung startete im Sommer 2014. Zu den vorrangigen Themenpunkten innerhalb der Beratung gehörte die Festlegung des Ausschreibungsverfahrens. Nach diversen Gesprächen einigte man sich auf das europaweite Ausschreibungsverfahren, den sogenannten „wettbewerblichen Dialog“. „Der wettbewerbliche Dialog ist ein noch recht neues Ausschreibungsverfahren, in dessen Rahmen alle Anforderungen im gemeinsamen Dialog mit den potenziellen Vertragspartnern entwickelt und ausgearbeitet werden“, erläutert Projektleiter Ogonowski. Laut seiner Angaben handelt es sich um ein dreistufiges Verfahren.


Was heißt das? Erste Stufe: Eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen wird öffentlich dazu aufgefordert, Teilnahme-Anträge zu stellen. Die Teilnahme-Anträge stellen Bewerbungen dar, in denen bereits umfangreiche Informationen zum Unternehmen enthalten sein müssen, um für das weitere Verfahren zugelassen zu werden. Zweite Stufe: Der Dialog beginnt; mit folgendem Ziel: 
Lösungen für die speziellen Anforderungen und Bedürfnisse des Auftraggebers zu finden. Dritte Stufe: Die Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. „Das Besondere bei diesem Ausschreibungsverfahren ist, dass Auftraggeber und Bewerber bereits vor der Abgabe von Angeboten über die zu erbringende Leistung sprechen und gemeinsam eine Lösung erarbeiten“, erklärt Denis Bäcker, stellvertretender Projektleiter von „ZGS – Zoar Global System“.

Erste und zweite Ausschreibung

Nach der Fertigstellung der Ausschreibungsunterlagen fand die erste Ausschreibung im November 2014 statt. Darauf bewarben sich zehn Software-Firmen, von denen sechs für das weitere Verfahren zugelassen wurden. Vier der Teilnehmer sind innerhalb der darauf folgenden Wochen zurückgetreten. „Nach dem Rücktritt des vierten Anbieters musste die Ausschreibung aufgrund zu weniger Teilnehmer aufgehoben werden“, berichtet Projektleiter Bastian Ogonowski. „Diese

Reaktion zeigte uns, dass das Verfahren des wettbewerblichen Dialogs in der Sozialwirtschaft nicht gern gesehen wird, da hier die tatsächliche Funktionalität der Software im Vorfeld genau geprüft wird.“ Dies führe dazu, dass die Teilnehmer an der Ausschreibung mehr Zeit auf dem Weg zum möglichen Vertragsabschluss investieren müssen und ein bloßes Zeigen der Messe-Software nicht ausreiche. Laut der ZGS-Projektleitung hat die Firma „Micos“ bereits im Rahmen der ersten

Ausschreibung mit strukturierten, vollständigen und übersichtlichen Unterlagen überzeugt und sich somit durch die höchste Punktezahl beim Teilnahmewettbewerb profiliert. Nach der Aufhebung der ersten Ausschreibung erfolgte ein nachgelagertes Verfahren, ein sogenanntes „Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb“. Dieses neue Verfahren wurde im Januar dieses Jahres zur Veröffentlichung eingereicht. „Es beinhaltet alle Vorteile des wettbewerblichen Dialogs, ist aber freier in der Handhabung“, so Ogonowski. Auf die zweite Ausschreibung bewarben sich neun Software-Firmen, von denen drei sich auch an der ersten Ausschreibung beteiligt hatten. Sechs wurden, laut Ogonowski, mit in die Verhandlung genommen. „In der zweiten Runde gab es nur einen Rücktritt“, so der Projektleiter weiter. Demnach haben fünf Anbieter vollständig am Verfahren teilgenommen. Im Juni wurde das Verhandlungsverfahren beendet und die Anbieter zur Abgabe des finalen Angebots aufgefordert.

Effizientes Arbeiten über Standortgrenzen hinweg

Im Anschluss an die Entscheidung über die zukünftigen Software-Partner begannen die Vertragsabsprachen, die direkt in die Vertragsunterzeichnung mündeten. Unmittelbar daran schließt sich die Implementierungsphase der neuen Software für Zoar an. „Die Einführung der neuen Software ist eine Investition für die Zukunft“, beschreibt Zoar-Direktor Peter Kaiser die Bedeutung der Neuausrichtung hinsichtlich der Unternehmenssoftware. „Ein modernes und dynamisch wachsendes Unternehmen benötigt auch die entsprechende Software, um effizient und über alle

Standorte vernetzt arbeiten zu können.“ Und weiter: „Wir versprechen uns eine Verbesserung des Informationsflusses, mehr Transparenz und eine problemlose Online-Abrufbarkeit von Informationen auch von unterwegs.“ Wichtig sei nun vor allem, die Anwender nicht allein zu lassen. Daher sind regelmäßige Schulungen der Zoar-Mitarbeiter geplant. „Damit wollen wir den Wissenstand der Mitarbeiter erhöhen und somit den IT-Nutzungsgrad steigern“, so Bastian Ogonowski zur nötigen Anwenderbetreuung.

Alexandra Koch | Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Zoar | 23. Juli 2015